In dit document wordt vastgelegd hoe het bestuur van Werkpluservaring (Stichting 50Plus Werkt) omgaat met de aan hem verstrekte persoonsgegevens.

Doel
De stichting heeft ten doel de kansen van werkzoekende 50-plussers op een succesvolle terugkeer in het arbeidsproces te vergroten. Daartoe onderneemt zij allerlei activiteiten die daartoe dienstbaar zijn, onder andere gericht op het versterken van het zelfvertrouwen en de eigen regie van de aangesloten deelnemers.

Begrippen
Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

  1. Deelnemers zijn alle 50-plussers die zich als werkzoekende bij de organisatie hebben ingeschreven, ook wanneer zij niet langer werkzoekend zijn, totdat zij zich hebben afgemeld.
  2. Onder persoonsgegevens wordt verstaan: achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mailadres, telefoonnummer, LinkedIn-adres, opleidingsniveau, CV en gewenste vakgebieden.
  3. Onder stichting wordt verstaan de zelforganisatie Werkpluservaring, de huidige naam in de praktijk waarmee wordt aangeduid de Stichting 50Plus Werkt.
  4. Aanmeldformulier is het digitale aanmeldformulier voor deelname aan de stichting, in te vullen op de website www,werkpluservaring.nl.
  5. Huishoudelijke Reglement is het reglement wat is vastgesteld op 5 oktober 2012 ingevolge artikel 4 lid 3 van de statuten van de stichting.
  6. Bewaartermijn bij de secretaris is maximaal één kalenderjaar na afmelding door deelnemer, in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag.

Persoonsgegevens
De persoonsgegevens – hierboven genoemd onder punt 3 – die door de deelnemers zelf met het het digitale aanmeldformulier zijn ingevoerd worden door de secretaris en/of een daartoe door het bestuur aangewezen deelnemer van de stichting verwerkt en onderhouden in een Access-database waaruit maandelijks de actuele data worden geëxporteerd naar een daartoe ontworpen Excelbestand. Deze gegevens zijn essentieel om de deelnemers de ondersteuning te kunnen bieden waarvoor zij zich bij de stichting hebben aangesloten en worden alleen voor dit doel gebruikt. Van dit maandelijkse bestand wordt een kopie geplaatst in de cloud met het programma Dropbox in een map die slechts voor de bestuursleden toegankelijk is.
Nadat de persoonlijke gegevens zijn opgenomen in de Accessdatabase worden deze uit de website verwijderd.
Persoonsgegevens worden NIET gedeeld met derden of onder aangesloten deelnemers, tenzij  met expliciete instemming van de deelnemer wiens persoonsgegevens het betreft.
De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon deelnemer is van de stichting.
Zodra hij/zij aan het bestuur heeft aangegeven geen deelnemer meer te willen zijn – middels de mogelijkheid daartoe op de website of een e-mail aan het bestuur – zullen de persoonsgegevens na een kalenderjaar uit de deelnemersadminstratie worden verwijderd. Wanneer deze gegevens elders bij bestuursleden beschikbaar zijn worden zij per direct verwijderd.
Nota Bene: omwille van resultaatmeting en beleidsimplicaties is het belangrijk om een aantal gegevens gedurende langere tijd te bewaren ten behoeve van onderzoek. Dit gebeurt geanonimiseerd, op zodanige  wijze dat de gegevens niet meer tot personen te herleiden zijn.

Rechten van deelnemers
U heeft het recht de stichting te vragen welke gegevens zij van u verwerkt en in bewaring heeft. De stichting zal op dit verzoek schriftelijk of per e-mail binnen vier weken reageren. Vervolgens kunt u verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.

Aanmeldformulier
Indien iemand zich wil aansluiten bij de stichting dient hij of zij het digitale aanmeldformulier in te vullen dat op de website van de stichting wordt aangeboden. Door het ingevuld insturen hiervan geeft betrokkene aan akkoord te gaan met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd onder punt 3 van deze privacyverklaring: achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mailadres, telefoonnummer, LinkedIn-adres, opleidingsniveau, CV en gewenste vakgebieden.
Het aanmeldformulier zal tevens verwijzen naar deze verklaring, die op de website voor iedereen is in te zien.
Op basis van het aanmeldformulier wordt de deelnemer uitgenodigd voor deelname aan alle activiteiten die de stichting organiseert, zoals netwerkbijeenkomsten, individuele coaching, conferenties en workshops. Tevens ontvangt de deelnemer geregeld een nieuwsbrief.

Foto’s, film- en geluidsopnames
Bij activiteiten kunnen foto’s, film- of geluidsopnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor het jaarverslag, nieuwsbrief, website, sociale media of een presentatie bij één van de activiteiten van de stichting. Indien iemand die op één van deze beelden voorkomt publicatie niet op prijs stelt zal de wens van deze persoon worden gehonoreerd, mits deze wens tevoren kenbaar is gemaakt. Voorafgaand van het maken van een opname zal dit worden vermeld en kunnen bezwaren worden aangegeven.

 Privacy beleid
Op de jaarvergadering zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid van het bestuur. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.

Geheimhouding
Indien een bestuurslid dan wel een andere deelnemer in zijn/haar contacten voor de stichting als coach, begeleider of op welke manier dan ook kennis neemt van vertrouwelijke informatie dan zal hij/zij hier op een zorgvuldige manier mee omgaan, de privacy van de betreffende deelnemer  respecteren en geheimhouding betrachten (tenzij dit in strijd is met de wet).

Datalek
Bij een eventuele datalek zullen de deelnemers en de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
Indien blijkt dat alleen gegevens zijn gelekt die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld [art. 33.1 van het AVG].
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris of een waarnemend bestuurslid daarvan een registratie bijhouden.
De stichting zal op termijn naast deze regels nog een aparte protocol ontwikkelen hoe bestuursleden en deelnemers met datalekken dienen om te gaan.

Functionaris gegevensbescherming
Als stichting zijn we vrijgesteld van een functionaris gegevensbescherming, maar deze taak is wel toebedeeld aan de secretaris dan wel aan een waarnemend bestuurslid.

Dit document heet “privacyverklaring Werkpluservaring” en is vastgesteld in de bestuursvergadering op maandag 28 mei 2018.

Secretariaat:
Museumstraat 35

3311 XP Dordrecht
[ t ] 06 29289180
[e]  info@werkpluservaring.nl
[w] www.werkpluservaring.nl
ING bank: NL81 INGB 0007175204
Kamer van Koophandel: 55489052